Peran Knowledge Worker

Salah satu pendirian perusahaan adalah untuk meningkatkan wealth shareholder dan stakeholder. Untuk itu perusahaan perlu meramu strategi dan manajemen yang efisien dan efektif. Untuk menghubungkan hal itu dibutuhkan teknologi informasi yang memadai. Perusahaan adalah sekumpulan individu yang mempunyai kepentingan dan tugas masing-masing. Diperlukan jembatan untuk dapat menghubungkan antara tujuan perusahaan dan kepentingan individu sehingga dicapailah goal congruence perusahaan seperti disebut di atas. Salah satu aset perusahaan yang perlu diperhatikan adalah karyawan. Sebuah kredo bisnis menyebutkan bahwa salah satu kunci untuk memenangi persaingan adalah kekuatan dair karyawan yang cerdas (knowledge worker).

Logikanya adalah semakin cerdas karyawan, semakin mudah pula perusahaan menghadapi perusahaan dan memenangi kompetisi. Pertanyaan adalah bagaimana cara meningkatkan pengetahuan karyawan secara efektif dan efisien? Mengirim mereka ke lembaga pelatihan, sekolah, atau seminar agar terjadi peningkatan pengetahuan tampaknya bukan solusi efektif dan efisien jika jumlah karyawannya banyak. Salah satu solusi untuk meningkatkan pengetahuan di lingkungan internal perusahaan adalah dengan menerapkan sistem Knowledge Management (KM). Salah satu perusahaan yang telah menerapkan konsep manajemen pengetahuan adalah PT Astra Graphia (AG) yang merupakan perusahaan distributor eksklusif dari Xerox dan telah menerapkan KM sejak tahun 2000. Ada dua alasan utama yang mendorong AG mengadopsi sistem KM. Pertama, sebagai show case, karena Xerox yang dulunya terkenal sebagai copier company harus bertransformasi menjadi document and knowledge management solution provider. Kedua, mempercepat arus informasi. Dampak yang diharapkan adalah efisiensi biaya. AG mempunyai 70 lokasi kantor cabang di Indonesia dengan sekitar 400 teknisi dan analis sistem. Tentunya, para teknisi dan analis sistem itu perlu diberi informasi terkini dari mesin-mesin Xerox yang mereka servis. Pengembangan sistem KM di AG dilakukan secara bertahap, sejalan dengan perkembangan pemanfaatan TI di AG. Pada tahun 1990, AG sudah mempunyai sistem surel korporat. Pada waktu itu masih sedikit perusahaan yang menggunakan sistem surel. Dalam sistem itu, biasanya informasi dalam wujud attachment. Namun, pihak AG menghadapi masalah, yaitu bagaimana melacak atau mencari kembali informasi yang ada pada saat diperlukan.

Berdasarkan hal itu, tahun 1997, AG memutuskan untuk mengembangkan Docushare – yang diperkenalkan secara nasional pada tahun 2000. Selain itu, diperkenalkan juga sistem untuk tim teknisi yang disebut Eureka. Eureka merupakan aplikasi KM dengan kombinasi penggunaan sistem Oracle Database dan webbased Docushare. Di dalam Eureka terdapat kumpulan “knowledge” para teknisi Xerox sedunia. Melalui Eureka inilah para teknisi Xerox sedunia dapat meng-input penemuan mereka, berbagi pengalaman ataupun cara menangani problem dengan cepat dan, yang tidak kalah penting, informasinya dapat dicari dengan mudah. Saat ini, AG juga mempunyai sistem e-Learning, baik yang menyangkut informasi produk-produk Xerox, software dan hardware, maupun pengetahuan umum seperti IT management, project management, hingga materi-materi yang sangat teknis. Kendala yang dihadapi adalah terutama dari karyawan sebagai pengguna sistem. Sistem hanyalah alat, inputnya adalah manusia itu sendiri. Benefit dari sistem KM itu bagi manajemen adalah membantu perusahaan terutama dalam hal knowledge retention dan proses edukasi ke karyawan menjadi lebih mudah. Selain itu, AG juga tidak perlu terlalu banyak menyelenggarakan in-class training untuk menambah ilmu. Kapan pun dan di mana pun proses pelatihan dapat dilakukan. Juga, jika teknisi atau analis sistem mendapatkan masalah yang belum mereka temukan, mereka bisa mencari contoh kasusnya di sistem database. Dengan demikian, pemecahan masalah pun menjadi lebih cepat. Hal itu tentunya berdampak pada customer satisfaction. Bagi karyawan, benefit yang diperoleh adalah memudahkan dalam mengakses informasi sehingga karyawan itu dapat mempercepat proses pengambilan keputusan.